Der Buchhaltungssoftware Kaufratgeber: 
Welches Programm passt zu mir?

Die Vorteile einer Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen

Sie wollen Ihre Buchführung schnell und einfach selbst erledigen? Dann führt an einer guten Buchhaltungssoftware kein Weg vorbei. Effiziente Buchführungslösungen stellen eine große Unterstützung und Entlastung in Ihrem Unternehmen dar. Sie nehmen Ihnen zahlreiche Aufgaben ab, die Sie tagtäglich neben Ihrem regulären Kerngeschäft bewältigen müssen. Mit einer guten, einfachen Buchhaltungssoftware können Sie alle Geschäftsvorfälle auf Knopfdruck elektronisch verbuchen.

So profitieren Ihr Unternehmen und Sie selbst von einer Buchhaltungssoftware.

Vorteile für Sie:

• Buchhaltung ohne Vorkenntnisse: Sie brauchen keine Vorkenntnisse in der Buchhaltung.
• Manuellen Arbeitsaufwand reduzieren: Per Knopfdruck können Sie Geschäftsvorfälle buchen und Auswertungen erstellen.
• Effektivität steigern: Sie haben mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.
• Mehr Überblick: Sie können Ihre Zahlen jederzeit abrufen und wissen, wie es um Ihren Unternehmenserfolg steht.

Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Gesetzeskonform: Sie arbeiten immer auf dem aktuellen Gesetzesstand. Dadurch vermeiden Sie Fehler in der Buchhaltung und Ärger mit dem Finanzamt. Voraussetzung dafür sind Aktualisierungen, Updates und ein GoBD-Testat.
• Fehlerfreie Buchungen: Ihre Eingaben werden automatisch geprüft. So brauchen Sie keine Angst vor Fehlern und Versäumnissen haben.
• Buchhaltung ohne Steuerberater: Sie sind nicht auf die externe Hilfe angewiesen und sparen so auch noch Geld.

Vor allem dann, wenn Sie sich bei der Buchhaltung noch unsicher fühlen, bietet Ihnen eine moderne Buchhaltungssoftware optimale Unterstützung im Unternehmensalltag. Verhindern Sie Lücken oder Fehler in Ihren Geschäftsbüchern, um im Falle einer Betriebsprüfung Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden. Eine gute Buchhaltungssoftware prüft Ihre Angaben automatisch und weist Sie umgehend auf eventuelle Fehler hin. Zusätzlich garantieren Ihnen regelmäßige Updates des Buchführungsprogramms, dass Sie stets auf dem aktuellen Stand neuer Regelungen und geänderter Steuersätze arbeiten.

Wie finde ich das passende Buchhaltungsprogramm für mein Unternehmen?

Sie suchen noch nach einer Buchhaltungssoftware, die optimal zu Ihnen passt? Sind aber noch unsicher, welches Programm das Beste für Sie ist und alle Ihre Anforderungen erfüllt?

Um eine geeignete Buchhaltungs-Lösung zu finden, haben wir in diesem Buchhaltungssoftware-Kaufratgeber die wichtigsten Punkte für Ihre Entscheidungsfindung zusammengestellt und führen Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Fragen.

Wenn Sie eine neue Buchhaltungssoftware kaufen wollen, sollten Sie sich im Vorfeld darüber informieren, ob die Programme, die für Sie in Frage kommen, auch die nötigen Funktionen für Ihren Betrieb mitbringen. Nur so können Sie die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen optimieren. Am besten informieren Sie sich bereits vor der Anschaffung einer Software-Lösung gut über die verschiedenen Möglichkeiten und orientieren sich an kaufrelevanten Auswahlkriterien.

Eine Buchhaltungssoftware kaufen: Die 7 wichtigsten Kriterien

Wenn Sie die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware planen, müssen Sie herausfinden, welches Buchführungsprogramm für Ihre Buchhaltung überhaupt in Frage kommt. Gerade persönliche Anforderungen und auch die Voraussetzungen Ihres Unternehmens sind für die richtige Auswahl einer passenden Finanzbuchhaltungssoftware entscheidend. Wir haben dafür bereits einige wichtige Aspekte zusammengestellt, an denen Sie sich orientieren können und die Sie bei der Auswahl berücksichtigen sollten.

Persönliche Anforderungen an die Software

Bevor Sie eine geeignete Buchhaltungssoftware auswählen, sollten Sie sich darüber klar werden, welche Eigenschaften Sie bei einer Software voraussetzen und diese zwingend erfüllen muss. Schließlich soll das Buchhaltungsprogramm zu Ihrem Unternehmen passen, damit es Sie auch optimal bei allen Arbeitsprozessen in der Buchhaltung unterstützt. Am besten stellen Sie sich im Vorfeld folgende Fragen:

• Welche Aufgabenbereiche und Prozesse soll meine Buchhaltungssoftware abdecken?
• Was möchte ich mit dem Buchhaltungsprogramm alles erledigen?
• Bei welchen Arbeiten soll mich die Buchführungs-Lösung entlasten?
• Könnten sich meine Anforderungen in Zukunft ändern?
• Muss sich die Software neuen Gegebenheiten flexibel anpassen können?

Wenn Sie eine aktuelle Programmlösung für Ihre Buchhaltung kaufen oder zu einer neuen Buchhaltungssoftware wechseln möchten, sollten Sie vorab verschiedene Lösungen vergleichen. Wichtig: Ein geeignetes Programm sollte alle nötigen Module und Funktionen mitbringen, die Sie für eine erfolgreiche Buchhaltung benötigen. Dazu gehören u.a. die EÜR, Offene-Posten-Verwaltung oder Online-Banking. Machen Sie keine Abstriche! Nur so kann die Software Ihren Nutzen erfüllen und Ihnen Arbeit abnehmen.

Entwickelt sich Ihr Unternehmen weiter, können sich auch Ihre persönlichen Präferenzen ändern. Die meisten Buchführungsprogramme sind daher so aufgebaut, dass Sie die verschiedenen Buchhaltungs-Module und Funktionen jederzeit nach Ihrem individuellen Bedarf anpassen und erweitern können. Hat die Buchhaltungssoftware keine Möglichkeit zur Erweiterung, müssen Sie sich schlimmstenfalls eine neue Software suchen oder für ein Upgrade auf eine umfangreichere Version sehr hohe Kosten einkalkulieren.

Zielgruppe: Unternehmensgröße, Branche, Mitarbeiterzahl

Jeder Betrieb hat abhängig von seiner Unternehmensform und der Größe der Firma unterschiedliche Anforderungen an eine Buchhaltungssoftware. Es ist daher sehr wichtig, alle Faktoren in die Entscheidungsfindung miteinzubeziehen. Folgende Fragen sind meist ausschlaggebend, um ein geeignetes Programm auswählen zu können:

• Unternehmensgröße und Firmenstruktur: Wie groß ist mein Betrieb? Möchte ich mehrere Firmen mit der Software verwalten können? Plane ich die Vergrößerung meines Betriebes und damit einhergehend Veränderungen der Unternehmensstruktur?
• Branche: Welchem Wirtschaftszweig ist mein Unternehmen zuzuordnen? Müssen hier besondere Anforderungen beachtet werden?
• Mitarbeiteranzahl: Wie viele Mitarbeiter beschäftige ich? Sollen mehrere Angestellte gleichzeitig im Programm arbeiten können?

Welche Lösungen für welche Zielgruppe?

Der Aufwand für die Buchhaltung von Ein-Mann-Betrieben, Einzelunternehmern und Kleinstunternehmen hält sich in der Regel in Grenzen. Viele von ihnen geben sich deshalb damit zufrieden, kaufmännische Aufgaben mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel zu erledigen. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die eigene Mitarbeiter beschäftigen, haben hingegen mehr buchhalterische Arbeiten zu bewältigen. Dementsprechend sind sie auf adäquate und meist umfangreichere Buchhaltungslösungen angewiesen.

Dennoch empfiehlt es sich für alle Kleinunternehmer, eine professionelle Buchhaltungssoftware mit einem entsprechend umfassenden Leistungsumfang anzuschaffen, sobald das Unternehmen anfängt zu wachsen. So profitieren Sie von Anfang an von transparenteren Geschäftsvorgängen, einem reduzierten Aufwand und einer verminderten Fehleranfälligkeit im Bereich der Buchführung. Da jeder Unternehmer mit Excel irgendwann an seine Grenzen kommt, lohnt es sich aber nicht nur für KMU, sondern auch für Existenzgründer, Start-ups, Freiberufler und Kleinstbetriebe, von vornherein zu einem einfachen und übersichtlichen Buchhaltungsprogramm zu greifen.

Welche Buchhaltungssoftware Ihren Anforderungen am besten gerecht wird, hängt zunächst einmal davon ab, wie groß Ihr Unternehmen ist und ob Sie zur einfachen Buchführung (EÜR) oder zur doppelten Buchhaltung (GuV) mit Bilanz verpflichtet sind. Danach richtet sich dann, welchen Funktionsumfang Ihre Programmlösung besitzen sollte. Genügt Ihnen eine Software für die einfache Buchhaltung, können Sie zum Beispiel zu einer webbasierten Cloud-Lösung greifen. Die Online-Programme sind optimal auf die Bedürfnisse von Gründern, Freiberuflern und selbstständigen Einzelunternehmern zugeschnitten.

Weitere Infos zu Desktop-Software und Cloud-Buchhaltung

Die Buchhaltung selbstständig erledigen oder den Steuerberater hinzuziehen?

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie Ihre Buchhaltung mit einer Software selbst erledigen oder lieber einige Bereiche aus der Hand geben sollen, stellen Sie sich am besten folgende Fragen:

• Wie gut sind meine Buchführungskenntnisse?
• Habe ich genug Know-how, um meine Buchhaltung komplett eigenständig zu erledigen?
• Bin ich auf die Hilfe eines Steuerberaters angewiesen (z.B. für die Bilanzierung)?

Sie haben die Möglichkeit, sich eine Buchhaltungssoftware zu kaufen, mit der Sie Ihre komplette Buchführung von der Belegerfassung bis zum Jahresabschluss einschließlich Ihrer Bilanz eigenständig erledigen können. Hierfür müssen Sie nur zu einem Produkt greifen, das Ihnen einen ausreichend großen Leistungs- und Funktionsumfang zur Verfügung stellt, um nicht auf die zusätzliche Hilfe eines Buchhalters oder Steuerberaters angewiesen zu sein.

Aber auch, wenn Sie Ihre Buchhaltung teilweise an den Steuerberater auslagern, gibt es moderne Buchhaltungslösungen, die Sie optimal bei der Zusammenarbeit mit externen Steuerfachleuten unterstützen. In diesem Fall genügt Ihnen erst einmal eine Buchführungslösung mit einem übersichtlichen und kompakten Funktionsumfang. Denn: Die Prüfung Ihrer Daten erfolgt dann im zweiten Schritt bei Ihrem Steuerberater. Möchten Sie mit der Zeit mehr Bereiche der Buchhaltung selbst übernehmen, können Sie sich immer noch für ein Software-Upgrade entscheiden.

Software-Schnittstellen für den unkomplizierten Datenaustausch

Wollen Sie eine neue Buchhaltungssoftware kaufen, ist ebenfalls wichtig, dass ein unkomplizierter Austausch sowie eine gute Kompatibilität mit dem Steuerberater und dem Finanzamt gewährleistet ist:

• Wie eng möchte ich in Zukunft mit externen Steuerfachkräften zusammenarbeiten?
• Möchte ich meine Buchhaltung teilweise an einen Steuerberater auslagern?
• Möchte ich meine Vorsteueranmeldungen und Jahressteuererklärungen selbstständig an das Finanzamt übermitteln?

In der Finanzbuchhaltung sollten Sie auf jeden Fall ein Programm einsetzen, das über eine integrierte ELSTER-Schnittstelle verfügt. Diese gewährleistet, dass Sie direkt mit dem Finanzamt zusammenarbeiten können, wenn Sie zum beispielsweise die USt-Voranmeldung oder die Jahressteuererklärung übermitteln wollen. Sie können sich hierdurch viel Arbeit, Zeit und vor allem doppelte Formulare sparen.

Außerdem sollte Ihre neu gekaufte Buchhaltungssoftware mit anderen Programmen in Ihrem Unternehmen kompatibel sein. Sie haben in der Vergangenheit bereits ein anderes Buchführungsprogramm verwendet? Dann wiederum ist es wichtig, dass Sie die Daten Ihrer alten Buchhaltungssoftware leicht in Ihre neue Lösung übertragen können. Eine integrierte DATEV-Schnittstelle stellt einen unkomplizierten Daten-Import sicher. Umgekehrt können Sie damit wichtige Buchhaltungsdaten an Ihren Steuerberater exportieren.

PC-Software und Cloud-Lösung im Vergleich

Überlegen Sie sich vor dem Kauf einer neuen Buchhaltungssoftware, ob Sie lieber zu einer festinstallierten Desktop-Software oder zu einer mobilen Cloud-Lösung greifen sollen. Entscheidende Faktoren für die Entscheidungsfindung:

• Welchen Funktionsumfang muss mir eine Software für meine Buchhaltung bieten?
• Brauche ich eine Lösung für die einfache oder für die doppelte Buchführung?
• Arbeite ich nur an einem Rechner, auf dem ich all meine Buchhaltungsdaten zentral speichern möchte?
• Möchte ich mobil auf verschiedenen Endgeräten und auch flexibel von unterwegs aus arbeiten können?

Buchhaltungssoftware als Desktop-Variante

Im unmittelbaren Vergleich mit Cloud-Lösungen bietet Ihnen Desktop-Software den Vorteil, dass sie meist einen breiteren Funktionsumfang und viele praktische Zusatz-Features besitzt. Die hohe Funktionalität der Buchhaltungssoftware gewährleistet, dass Sie Ihre Buchhaltung komplett selbstständig und ohne fremde Hilfe erledigen können. Entscheiden Sie sich für klassische PC-Software, werden Ihre Buchhaltungsdaten zentral auf Ihrer Festplatte gespeichert, sodass Ihnen oft nur begrenzte Arbeitsplätze zur Verfügung stehen. Beachten Sie daher unbedingt bei der Auswahl, wieviele Mitarbeiter mit der Software arbeiten sollen und ob das ausgewählte Buchhaltungsprogramm diese Kriterien erfüllen kann.

Buchhaltungssoftware als Cloud-Lösung

Im Gegensatz dazu können Sie mit einer mobilen Cloud-Lösung direkt ohne Installation loslegen. Das funktioniert von jedem internetfähigen Endgerät aus (Laptop, Tablet, Smartphone), sodass Sie von unterwegs jederzeit flexibel an Ihrer Buchhaltung weiterarbeiten können. Cloud-Buchhaltungssoftware speichert Ihre Firmendaten auf hochsicheren Servern in Deutschland und gewährleistet damit eine hohe Datensicherheit. Beachten Sie aber auch hier unbedingt die Angaben des Anbieters zur Datenspeicherung und Datensicherheit der Cloud-Lösung.

Buchhaltungssoftware für unterschiedliche Betriebssysteme

Bevor Sie eine Buchhaltungssoftware kaufen, sollten Sie sich weiterhin darüber Gedanken machen, auf welchem Betriebssystem Sie Ihre Programmlösung nutzen möchten. Benötigen Sie die Buchhaltungssoftware für:

• Windows
• Mac
• Linux
• Oder möchte ich komplett betriebssystemunabhängig arbeiten können?

Da Microsoft Windows nach wie vor den größten Anteil der verwendeten Betriebssysteme auf dem Markt ausmacht, laufen festinstallierte Buchhaltungssoftware-Vollversionen in der Regel fast ausschließlich unter den gängigen Windows-Betriebssystemen. Cloud-Software ist hingegen häufig so konzipiert, dass Sie diese betriebssystemunabhängig nutzen können – also auch für Mac- und Linux-Systeme bestens geeignet ist. Sie sind also nicht an ein Betriebssystem für Ihre Buchhaltungssoftware gebunden und können jederzeit ein anderes System nutzen.

Kosten und Funktionen: Preis-Leistungs-Verhältnis

Ein weiteres wichtiges Kriterium beim Kauf einer Buchhaltungssoftware ist das Preis-Leistungs-Verhältnis:

• Wie viel Budget habe ich zur Verfügung und bereit für eine gute Buchhaltungssoftware auszugeben?
• Stimmt das Preis-Leistungs-Verhältnis für mich?
• Reicht mir der Umfang der Buchhaltungssoftware aus, oder muss ich zusätzlich noch weitere kostenpflichtige Services einplanen?
• Gibt es versteckte Kosten oder ist der Leistungsumfang transparent?

Die Preisspanne geht bei den verschiedenen Buchhaltungsprogrammen relativ weit auseinander. Deshalb sollten Sie bereits im Vorfeld festlegen, auf welche Funktionen es Ihnen bei einer Buchhaltungssoftware ankommt. Beschäftigen Sie in Ihrer Firma beispielsweise keine eigenen Mitarbeiter, können Sie auf ein Programm mit Lohnbuchhaltungs-Funktionen verzichten und sich dadurch unnötige Zusatzkosten für ein entsprechendes Modul sparen.

Entscheiden Sie sich für ein teureres Software-Angebot, erhalten Sie meist spezielle Schulungsangebote oder sonstige Hilfen dazu. Diese vermitteln Ihnen den Umgang mit der Software. Außerdem erläutern sie, wie Sie die Buchhaltungsprogramme optimal und effektiv einsetzen können. Günstigere Varianten bieten diesen Service meist nicht. Im Internet erhalten Sie auch kostenlose Buchhaltungssoftware. Freeware verfügt aber häufig über einen stark abgespeckten Funktionsumfang und ist meist unübersichtlich in der Handhabung.

Fazit zur Auswahl einer passenden Buchhaltungssoftware

Sie sollten bei der Auswahl einer Buchhaltungssoftware nichts überstürzen und sich vorab einige Gedanken dazu machen. Berücksichtigen Sie unbedingt den Leistungsumfang und die Flexibilität des Buchhaltungsprogramms – lässt es sich jederzeit anpassen und ggf. neue Module hinzubuchen? Oder ist der Leistungsumfang begrenzt und dazu noch verhältnismäßig teuer? Wollen Sie auch mobil arbeiten oder genügt Ihnen die Installation auf einem Rechner? Nutzen Sie Windows, Mac oder Linux?

Wenn Sie sich über diese Faktoren bereits im Vorfeld Gedanken machen und bei Ihrer Auswahl berücksichtigen, kann fast nichts mehr schief gehen. Um es Ihnen etwas einfacher zu machen haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, die Sie beim Kauf einer Buchhaltungssoftware unterstützen soll.

Welche Funktionen ein Buchführungsprogramm braucht, hängt stark davon ab, welche Form der Buchhaltung Sie in Ihrem Unternehmen anwenden. Es gibt aber trotzdem Module und Funktionen, die jedes gute Buchführungsprogramm mitbringen sollte.

Eine gute Buchhaltungssoftware ist dazu in der Lage, Ihnen eine ganze Menge kaufmännischer Aufgaben im Bereich der Finanzbuchhaltung abzunehmen. Darunter fallen u. a.

• Automatisiertes Buchen und Kontieren
• Gewinnermittlung via EÜR oder GuV
• USt-Voranmeldung
• Übersicht zur Finanzlage Ihres Unternehmens

Um diese Aufgaben zeitsparend und effektiv zu erledigen, sind Buchhaltungsprogramme mit einer Reihe umfangreicher Funktionen ausgestattet. Diese helfen Ihnen dabei, Ihre Buchhaltung unkompliziert und schnell auf elektronischem Weg abzuwickeln und dabei gleichzeitig stark zu automatisieren. Dadurch können Sie bestenfalls hohe Kosten für einen Steuerberater einsparen.

Funktionen im Überblick: Welche Funktionen sollte ein leistungsstarkes Buchhaltungsprogramm abdecken?

Eine gute Software für die Buchhaltung sollte alle grundlegenden Module und Features für eine erfolgreiche Buchführung beinhalten. Diese sind wichtig, um folgende kaufmännische Aufgaben im Bereich der Finanzbuchhaltung problemlos abzuwickeln:

• Einfache Buchhaltung: Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• Doppelte Buchhaltung: Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Jahresabschluss mit Bilanz bzw. E-Bilanz
• Rechtssichere Buchungsvorlagen
• Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und Berichte
• Offene-Posten-Verwaltung mit integriertem Mahnwesen
• Integriertes Online-Banking
• DATEV-Schnittstelle zum Datenaustausch mit dem Steuerberater
• ELSTER-Schnittstelle für die Datenübermittlung an das Finanzamt

Darüber hinaus können Buchführungsprogramme mit praktischen Zusatz-Features ausgestattet sein, um Ihnen weitere Arbeiten der Buchhaltung abzunehmen oder komfortabler und einfacher zu gestalten:

• Umsatzsteuer-Jahreserklärung
• Integriertes Kassenbuch
• Mehrplatzfähigkeit
• Verwalten mehrerer Firmen
• Integrierte Anlagenverwaltung
• Ausgeben von Lohnbuchhaltungsdaten
• Mobil-Modus (Tipp: Cloud-Buchhaltung: Lexware Office)

Eine gute Buchhaltungssoftware, die diese Basis-Funktionen und Zusatz-Features umfasst, unterstützt Sie dabei, alle kaufmännischen Arbeitsprozesse in Ihrem Betrieb zu vereinfachen und zu automatisieren. Gleichzeitig spart Sie Ihnen die Hilfe und Kosten für einen Steuerberaters.

Datenaustausch mit Finanzamt und Steuerberater: DATEV und ELSTER

Gerade dann, wenn Sie Ihre Daten direkt aus dem Programm heraus an Steuerberater oder Finanzamt übertragen müssen, benötigen Sie dafür entsprechende Schnittstellen. Während Sie für den Datenaustausch mit Ihrem Steuerberater eine DATEV-Schnittstellebenötigen, brauchen Sie für die Übermittlung Ihrer Daten an das Finanzamt eine ELSTER-Schnittstelle.

a) Das kann eine DATEV-Schnittstelle

Für den Fall, dass Sie Bereiche Ihrer Buchhaltung an eine externe Steuerfachkraft auslagern möchten, ist es praktisch, wenn Ihr Buchführungsprogramm mit einer DATEV-Schnittstelle ausgestattet ist. Diese stellt einen unkomplizierten Daten-Export sicher. Der Großteil aller Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfer arbeitet nämlich im gängigen DATEV-Format. Aber auch, wenn Sie Ihre Buchhaltung komplett eigenständig erledigen, profitieren Sie von einer DATEV-Schnittstelle, die Ihnen ermöglicht, wichtige Buchhaltungsdaten in andere Programme zu exportieren. Alternativ können Sie Ihre Daten via DATEV aber auch aus verschiedenen Plattformen in Ihre Buchhaltungssoftware importieren. Sie möchten noch mehr zur DATEV-Schnittstelle erfahren? Wir haben in den FAQ noch weitere Informationen für Sie zusammengestellt.

b) Das kann eine ELSTER-Schnittstelle

Weiterhin bietet Ihnen eine Buchhaltungssoftware mit ELSTER-Anbindung viele Vorteile. Als Unternehmer sind Sie seit dem Jahr 2005 vom Gesetzgeber her dazu verpflichtet, Ihre Umsatzsteuervoranmeldungen auf elektronischem Weg an das Finanzamt zu übermitteln. Selbiges gilt seit 2011 für alle Jahressteuererklärungen. Setzen Sie in Ihrem Betrieb eine Buchhaltungssoftware mit Umsatzsteuervoranmeldung und integrierter ELSTER-Schnittstelle ein, schlagen Sie also gleich zwei Fliegen mit einer Klappe: Ihr Programm hilft Ihnen dabei, wichtige Vorsteueranmeldungen automatisiert zu erstellen und diese anschließend via ELSTER fristgerecht an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Mehr dazu?

Online-Banking, Mahnwesen und Offene-Posten-Verwaltung

Um die Abläufe Ihrer Buchhaltung weitestgehend zu automatisieren, ist es empfehlenswert, wenn Ihre Buchhaltungssoftware zusätzlich mit Online-Banking und einem integrierten mehrstufigen Mahnwesen ausgestattet ist. Ihre Programmlösung kann Sie dadurch unterstützen, Zahlungseingänge schnell und einfach abzugleichen. Das bedeutet, dass Sie effektiv Fehler und Versäumnisse vermeiden. Eine zuverlässige Offene-Posten-Verwaltung informiert Sie umgehend über säumige Kunden, die ihre Rechnungen noch nicht beglichen haben. Diese können Sie anschließend direkt aus der Software abmahnen. So sparen Sie noch mehr wertvolle Zeit in Ihrem Unternehmen.

Ein wichtiges Buchführungs-Extra: Service und Support

Wenn Sie sich für eine gute und professionelle Buchhaltungssoftware entscheiden, stellt Ihnen der Anbieter in der Regel ein verlässlicher Software-Support zur Verfügung. Haben Sie beispielsweise Fragen zur Bedienung oder Probleme bei der Installation Ihres Programms, brauchen Sie nicht zu verzweifeln, sondern finden rund um die Uhr fachkompetente Unterstützung für Ihr Anliegen.

Zusätzlich bieten Ihnen einige Anbieter auf ihren Webseiten nützliche Anlaufstellen, die Ihnen dabei helfen, sich schneller in Ihrer Buchhaltungssoftware zurechtzufinden:

• Foren
• FAQs
• Handbücher und Trainingsbücher
• Datenbanken mit Video-Tutorials
• Online-Schulungen und Webinare

Gerade bei kostenlosen Online-Schulungen bietet es sich an, daran teilzunehmen, um ein besseres Gefühl für die Software zu erhalten und direkt einige Tipps und Tricks für die einfache Anwendung mitzunehmen. Zudem werden Ihnen dabei Grundlagen und Module der Software vermittelt, die Ihnen im Alltag weiterhelfen.

Die wichtigsten Buchhaltungssoftware-Funktionen im Überblick

Beachten Sie bei der Anschaffung einer Buchhaltungssoftware, dass der Funktionsumfang von kostenlosen Varianten meist recht abgespeckt ist und dass Sie in den meisten Fällen wenig oder keinen Support vom Hersteller erhalten.

Wie sich Buchhaltungssoftware Freeware von Lizenzprodukten unterscheidet und ob die gratis Buchhaltungsprogramme qualitativ an kostenpflichtige Lösungen herankommen, erfahren Sie weiter unten in unserem Software-Ratgeber.

Im Folgenden haben wir Ihnen zunächst die wichtigsten Funktionen einer umfangreichen und leistungsstarken Software übersichtlich zusammengestellt.

Checkliste über die Kritieren guter Buchhaltungssoftware kostenlos downloaden

Eine gute Buchhaltungssoftware sollte grundsätzlich einfach und übersichtlich aufgebaut sein, damit Sie sich problemlos in den verschiedenen Modulen zurechtfinden. Hierfür ist es wichtig, dass das Programm über eine intuitiv steuerbare Benutzeroberfläche verfügt. Diese gewährleistet wiederum:

1. Es ist ebenfalls für Einsteiger ohne buchhalterische Vorkenntnisse einfach bedienbar.
2. Auch ohne langwierige Einarbeitungszeit findet man sich schnell darin zurecht und kann unkompliziert damit arbeiten.

Zu den einfach bedienbaren Lösungen, die sich für Einsteiger optimal anbieten, gehören beispielsweise die Lösungen von Lexware, WISO, sevDesk und Lexware Office. Die Programme von DATEV und SAGE sind hingegen komplexer aufgebaut. Aus diesem Grund sollten Sie eine Software dieser Anbieter – das gilt vor allem für DATEV – nur dann anschaffen, wenn Sie bereits Grundkenntnisse in der Buchhaltung besitzen und nicht vor einer längeren Einarbeitungszeit zurückschrecken.

Fazit des Vergleichs

Alle Produkte unseres Buchhaltungssoftware-Vergleichs verfügen über einen ähnlich großen und leistungsstarken Funktionsumfang. Zudem sind sie alle mit entsprechenden Schnittstellen für den schnellen und sicheren Datenaustausch ausgestattet. Bei Bedarf werden Sie auch gut unterstützt, sei es durch den Produkt-Support oder durch hilfreiche Assistenten und Hilfe-Texte innerhalb der Software. Jedoch sollten Sie als Einsteiger in der Buchhaltung auch darauf achten, dass die Benutzerfreundlichkeit gewährleistet ist und die Oberflächen nicht zu komplex aufgebaut sind. Hier unterschieden sich die Buchhaltungsprogramme unseres Vergleichs nochmals stark voneinander.

Der Buchhaltungssoftware-Testsieger: Lexware

Im Buchhaltungssoftware-Vergleich überzeugen die Software-Lösungen von Lexware. Der Hersteller hat für jede Zielgruppe die passende Buchhaltungssoftware:

Lexware buchhaltung für die professionelle Buchhaltung in KMU

Ambitionierte Firmeninhaber, die auch eine gewisse Einarbeitung und Auseinandersetzung mit der Buchhaltung nicht scheuen, aber direkt mit einem professionellen und umfangreichen Programm starten möchten, treffen mit Lexware buchhaltung eine ausgezeichnete Entscheidung. Integrierte Programm-Assistenten und Eingabehilfen ermöglichen einen einfachen Start. Damit Sie Ihre komplette Buchhaltung selbständig erledigen können, gibt es für jeden Bedarf die passende Software-Variante. Bei der umfangreichen Buchhaltungssoftware entscheiden Sie selbst, ob Sie noch Hilfe vom Steuerberater benötigen.

Deshalb ist Lexware buchhaltung aktuell Testsieger auf dem Markt der Buchhaltungssoftware. Sie schneidet auf verschiedenen Test-Portalen und bei Software-Rankings im Internet immer wieder mit sehr guten Ergebnissen ab.

Lexware Office für die einfache Buchhaltung in Startups

Für Ein-Mann-Unternehmen oder Startups bietet Lexware Office eine preiswerte Einstiegslösung für die einfache Buchhaltung. Mit der Cloud-Lösung können Sie Ihre Buchhaltung von unterwegs erledigen. Die Handhabung ist so einfach, dass sie hierfür keine Vorkenntnisse in der Buchführung benötigen. Die Software überprüft automatisch Ihre Angaben und weist Sie umgehend auf Fehler hin. So ist sichergestellt, dass Sie Ihre Buchhaltung stets korrekt und sicher erledigen können.

Der Markt der Buchhaltungsprogramme ist sehr umfangreich – sowohl bei Desktop- als auch bei Cloud-Lösungen. Die richtige Lösung für die eigenen Anforderungen zu finden, ist dabei meist gar nicht so einfach. Buchhaltungssoftware erhalten Sie sowohl als cloudbasierte Online-Lösungen als auch in Form von Software-Vollversionen, die Sie fest auf Ihrem Rechner installieren. Beide Produkt-Ausführungen haben ihre Vor- und Nachteile. Wir versuchen, Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, ob für Sie eher eine Buchhaltungssoftware für den PC in Frage kommt oder Sie lieber zur Cloud-Buchhaltung greifen sollten. Sie wollen den direkten Vergleich? Dann geht’s hier entlang.

Vergleich Desktop-Software vs. Cloud-Lösung: Funktionen und Zielgruppen

Desktop-Software für die Buchhaltung

Wenn Sie eine Buchführungslösung suchen, mit der Sie Ihre komplette Finanzbuchhaltungeinschließlich Ihres Jahresabschlusses mit GuV und Bilanz erledigen können, dann liegen Sie mit einer klassischen Buchhaltungssoftware für den PC womöglich genau richtig. Sie bietet Ihnen in der Regel auch zahlreiche praktische Zusatz-Funktionen, die Ihnen viele weitere kaufmännische Aufgaben in Ihrem Betrieb abnehmen. Dazu gehören beispielsweise Schnittstellen zur Datenübertragung wie ELSTER- und DATEV oder auch ein Modul zum Online-Banking.

Dank der zahlreichen Module und dem breit gefächerten Leistungsumfang gewährleistet Ihnen Desktop-Software eine hohe Funktionalität. Gleichzeitig hilft sie Ihnen dabei, die komplette Buchhaltung in Ihrem Betrieb autonom abzuwickeln. Deshalb bieten sich Programmlösungen, die Anwender fest auf Ihrem Rechner installieren, besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) an, die nicht zwingend auf die fremde Hilfe eines externen Buchhalters oder eines Steuerberaters angewiesen sein möchten. Buchhaltungssoftware für den PC steigert also nicht nur die Effizienz in Ihrem Unternehmen, sondern sie beugt noch dazu unnötigen Zusatzkosten vor.

Buchhaltungssoftware als mobile Online-Lösung

Eine mobile Software für die Buchhaltung eignet sich ausgezeichnet für Einsteiger und Existenzgründer sowie für Freiberufler oder Selbstständige die noch keine Kenntnisse in der Buchhaltung besitzen. Mit einem Cloud-Buchhaltungsprogramm können Sie Ihre monatliche Buchhaltung ganz einfach online inklusive GuV und EÜR erledigen.

Im Gegensatz zu einer Desktop-Software erfordert eine Online-Lösung keine Installation, sondern ist jederzeit im Internet für Sie verfügbar. Alles, was Sie benötigen, um die Cloud-Buchhaltung nutzen zu können, ist ein aktiver Internetzugang. Da Sie das Programm abonnieren, können Sie sofort loslegen – egal ob zuhause, im Büro oder unterwegs. Ihre Buchhaltungsdaten können Sie von überall aus verwalten, darauf zugreifen oder daran weiterarbeiten. Administration, Wartung und Datensicherung sowie das Einspielen von Updates übernehmen in der Regel die Software-Anbieter für Sie. Das spart Ihnen noch mehr Zeit für wichtige Aufgaben im Kerngeschäft.

Installation oder Cloud: Die Vor- und Nachteile im Überblick

Machen Sie sich Gedanken, welcher Leistungsumfang Ihnen für die Aufgaben in Ihrem Betrieb sinnvoll erscheint. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht, die noch einmal alle Vor- und Nachteile von Cloud-Buchhaltungsprogrammen und Buchhaltungssoftware für den PC gegenüberstellt. So ist sichergestellt, dass Sie eine Lösung finden, die Ihren Bedürfnissen optimal gerecht wird.

Datensicherheit und Datenschutz: Wie sicher sind cloudbasierte Online-Lösungen?

Gerade in der Buchhaltung sind sehr sensible Daten und Kennzahlen Ihres Unternehmens gespeichert. Sichern Sie diese lokal auf Ihrem PC, sollten Sie regelmäßig Backups machen, um dem Verlust Ihrer Daten vorzubeugen. Wenn Sie Cloud-Software nutzen, müssen Sie sensible Firmendaten und vertrauliche Informationen über das Internet übertragen. Eine der wichtigsten Anforderungen an eine Cloud-Infrastruktur ist daher eine solide Sicherheitsarchitektur. Denn: Ansonsten sind Ihre Daten zahlreichen Angriffsmöglichkeiten und Gefahren ausgesetzt.

Sicherheitsvorkehrungen seriöser Cloud-Dienstleister

Zu den wichtigsten Mechanismen und Schutzvorkehrungen gegen Daten-Diebstahl, Datenverlust oder unrechtmäßigem Datenzugriff gehören beispielsweise:

• Ein Schutz der Rechenzentren rund um die Uhr.
• Der Schutz wird durch physische Barrieren sowie durch technische Barrieren gewährleistet.
• Das Personal des Providers hat weder Zugang zu den Benutzerpasswörtern und Berechtigungen des Anwenders, noch kann es diese einsehen.
• Die Vorschriften zu Passwortrichtlinien, Zugriffsbeschränkungen, Anmeldeprotokollierungen und Berechtigungen werden dokumentiert.
• Alle Passwörter werden verschlüsselt übertragen.
• Sicherheitsverstöße werden überwacht und geahndet.

Cloud-Software sollte Ihre Daten in zuverlässigen und zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren speichern. Achten Sie darauf, dass Ihr Anbieter Ihre Daten in jedem Fall in Deutschland auf sicherheitszertifizierte Server übermittelt und diese täglich – wenn nicht sogar stündlich – mit Backups sichert. Der Gesetzgeber schreibt nämlich vor, dass Sie Ihre Buchhaltungsdaten in Deutschland speichern müssen.

Sind diese Punkte abgedeckt, stellen Anbieter von Online-Buchhaltungslösungen sicher, dass Ihre Daten weder beschädigt noch zerstört oder gar entwendet werden können. Sie können sich also darauf verlassen, dass Ihre Firmendaten der Buchhaltungssoftware in einer Cloud grundsätzlich besser aufgehoben sind als auf der Festplatte Ihres Firmenrechners oder in Aktenordnern.